Privacyverklaring Automivra
Laatste update: mei 2026
Automivra, Nederland
Website: automivra.com
E-mail: contact@automivra.com
1. Wie zijn wij?
Automivra is een AI-klantcommunicatie- en lead-automationbedrijf voor servicebedrijven die geen klanten meer willen missen. Wij helpen bedrijven met onder andere AI-chatbots, WhatsApp-follow-up, booking/no-show flows, review automation, mini dashboards en eenvoudige conversiegerichte websites.
Automivra is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, voor zover het gaat om onze eigen website, formulieren, chatbot, demo-aanvragen, sales en klantcontact.
Wanneer Automivra namens een klant persoonsgegevens verwerkt via bijvoorbeeld chatbots, WhatsApp-flows, leadopvolging of automatiseringen, treedt Automivra meestal op als verwerker. De klant blijft dan verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van gegevens van zijn of haar eigen klanten. Hiervoor kan een verwerkersovereenkomst worden gesloten.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer of WhatsApp-nummer
- Bedrijfsnaam
- Sector of type bedrijf
- Regio of vestigingsplaats
- Websiteadres
- Informatie die je zelf invult in een contactformulier of demo-aanvraag
- Berichten die je stuurt via e-mail, WhatsApp of onze AI-chatbot
- Chatbotgesprekken met Ava, onze AI-assistent
- Informatie over interesse in onze diensten of pakketten
- Technische gegevens zoals IP-adres, browser, apparaat, datum/tijd en websitegebruik
- Factuur- en betaalgegevens wanneer je klant wordt
- Gegevens van eindklanten wanneer wij in opdracht van een klant automatiseringen uitvoeren
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, politieke voorkeur, religie of andere gevoelige informatie. Stuur deze gegevens daarom niet via onze website, chatbot of formulieren.
3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Om contact met je op te nemen na een aanvraag
- Om een gratis chatbot-scan, demo of offerte voor te bereiden
- Om vragen via e-mail, WhatsApp of chatbot te beantwoorden
- Om leads en aanvragen goed op te volgen
- Om onze diensten te leveren aan klanten
- Om chatbotgesprekken en automatiseringen technisch mogelijk te maken
- Om onze website en formulieren te laten werken
- Om onze website, communicatie en dienstverlening te verbeteren
- Om afspraken, onboarding en support te organiseren
- Om facturen te maken en onze administratie bij te houden
- Om misbruik, spam en beveiligingsproblemen te voorkomen
4. Grondslagen voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige AVG-grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie gebruiken wij:
- Uitvoering van een overeenkomst — wanneer wij diensten aan je leveren of voorbereiden.
- Gerechtvaardigd belang — bijvoorbeeld voor leadopvolging, klantcontact, beveiliging en verbetering van onze website.
- Toestemming — bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of marketingcommunicatie.
- Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld voor facturen en financiële administratie.
Als wij jouw toestemming gebruiken als grondslag, kun je die toestemming op elk moment intrekken.
5. AI-chatbot en automatische verwerking
Automivra gebruikt AI-systemen om berichten te beantwoorden, aanvragen samen te vatten, leads te kwalificeren en opvolging voor te bereiden.
Onze AI-chatbot Ava kan bezoekers helpen met vragen over Automivra, diensten, pakketten, demo’s en contactmogelijkheden. Wanneer je gegevens invult of deelt in een chatbotgesprek, kunnen deze gegevens worden gebruikt om je aanvraag op te volgen.
AI-systemen van Automivra nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbare grote gevolgen voor personen. Offertes, klantafspraken en commerciële beslissingen worden altijd door Automivra of door de betreffende klant beoordeeld.
6. Delen van gegevens met derden
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, website, formulieren, communicatie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.
Wij kunnen gebruikmaken van de volgende categorieën dienstverleners:
- Hosting- en domeinproviders
- Formulierdiensten
- E-mailproviders
- AI-providers voor chatbotantwoorden en samenvattingen
- WhatsApp/Meta wanneer je via WhatsApp contact opneemt
- Automationtools voor leadopvolging en interne workflows
- Agenda- of bookingtools wanneer afspraken worden ingepland
- Administratie- of facturatietools wanneer je klant wordt
Met dienstverleners maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij waar nodig voor passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses of vergelijkbare AVG-maatregelen.
7. Cookies
Onze website gebruikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken om de website goed te laten werken.
Voor analytische of marketingcookies vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner, voor zover deze cookies actief zijn. Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.
Als wij later extra analytics, tracking of advertentietools gebruiken, passen wij deze privacyverklaring en cookie-informatie daarop aan.
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Wij hanteren in principe de volgende bewaartermijnen:
- Demo-aanvragen en contactformulieren: maximaal 2 jaar na laatste contact
- Leads zonder klantrelatie: maximaal 12 maanden na laatste contact
- Chatbotgesprekken: maximaal 3 tot 6 maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor opvolging of klantrelatie
- Klantgegevens: gedurende de klantrelatie en maximaal 2 jaar daarna
- Supportberichten: maximaal 2 jaar
- Facturen en administratie: 7 jaar vanwege fiscale bewaarplicht
- Technische logs: maximaal 6 tot 12 maanden
- Gegevens die wij namens klanten verwerken: volgens de afspraken met de klant of de verwerkersovereenkomst
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Daaronder vallen onder andere:
- HTTPS/SSL-beveiliging op onze website
- Beperkte toegang tot systemen en gegevens
- Gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie
- Zorgvuldige selectie van tools en dienstverleners
- Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben
- Beveiligingsmaatregelen tegen misbruik, verlies of ongeautoriseerde toegang
Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Daarom blijven wij onze beveiliging controleren en verbeteren.
10. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.
Je hebt onder andere recht op:
- Inzage in je persoonsgegevens
- Correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van gegevens
- Beperking van verwerking
- Bezwaar tegen verwerking
- Overdracht van gegevens
- Intrekken van toestemming, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd
Wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar:
Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen.
11. Klachten
Ben je niet tevreden over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via:
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via:
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, diensten, tools of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen passen wij de datum bovenaan deze privacyverklaring aan.